いつも締め切りギリギリになって焦ってしまう。
そのような経験はありませんか。
物事を後回しにしないためには、自分だけの「仮締め切り」を設定し、余裕を持って行動することが大切です。
なぜいつもギリギリになってしまうのか
締め切りが先にあると、つい「まだ時間があるから大丈夫」と油断してしまいます。
これは、人は与えられた時間をすべて使い切ってしまう性質があるからです。
また、作業に必要な時間を短く見積もりすぎてしまうことも原因の一つです。
「1時間で終わるだろう」と思っていた作業が、実際には半日かかってしまうこともあります。
ギリギリになってから慌てて作業をすると、予期せぬトラブルが起きたときに対応できず、強いストレスを感じてしまいます。
効果的な「仮締め切り」の決め方
後回しを防ぐためには、本来の締め切りとは別に、自分だけの「仮締め切り」をカレンダーに登録しましょう。
効果的な決め方は、本来の締め切りよりも「2日前」に設定することです。
この2日間の余裕があることで、急な会議が入ったり、体調を崩したりしても慌てずに済みます。
また、大きなタスクは細かく分けることがポイントです。
例えば、資料作成であれば以下のように分解します。
このように小さなステップごとに仮締め切りを設けることで、どこから手をつければよいか迷わなくなります。
仮締め切りを破らないための工夫
「自分で決めたルールだから、破ってもいいや」と後回しにしてしまうこともあります。
これを防ぐためには、少しだけ強制力を持たせることが有効です。
おすすめの方法は、仮締め切りのスケジュールを周囲に伝えておくことです。
「木曜日までに一度、下書きを確認していただけますか」と同僚や上司に伝えてみましょう。
他人に宣言することで、程よい緊張感が生まれ、行動しやすくなります。
また、予定通りに仮締め切りを守れたときは、自分をしっかり褒めてあげましょう。
好きなお菓子を食べるなど、小さなお楽しみを用意すると、次のタスクへのモチベーションも高まります。
今日からできること：今日取り組む仕事の1つに、本来の締め切りの2日前の「仮締め切り」を設定し、カレンダーに書き込んでみましょう。
日々の作業にかかった時間を記録しておくと、自分の正確な作業ペースが分かります。
プライベート勤怠管理システム「myRyoma」を使えば、個人の活動記録を安全に残すことができ、日々の時間管理に役立ちます。